Čas je najcennejšou komoditou, ktorú máme.
Je to obmedzený zdroj, ktorý sa nedá kúpiť ani vyrobiť. Pravda, je však taká aj keď sa nedá vyrobiť, môžete ho využiť efektívnejšie. Jednoducho ak stihnete viac za kratší čas získate tak viac času či už pre seba, na oddych alebo môžete stráviť viac času s rodinou. Žijeme v rýchlej dobe, kedy máme veľmi veľa možností a chceme stihnúť všetko. Počet povinností nám pribúda, ale deň má stále len 24 hodín.
Rýchlosť je jedným zo základných atribútov získania úspechu. Preto kľúčovou úlohou každého kto chce stihnúť čo najviac a zároveň pritom nestratiť samého seba je naučiť sa zvládať time manažment. V toto článku sa bohužiaľ nedozviete jeden zaručený recept ako na to. Vždy je to súbor viacerých pravidiel a návykov, ktoré vám pomôžu plánovať efektívnejšie.
Snažil som sa spísať všetky odporúčania a rady pre lepšie nastavenie time manažmentu, ktoré som otestoval na mojom každodennom fungovaní pri manažovaní TITANS freelancers a používam dodnes. Dlhé roky som ich zdokonaľoval a upravoval tak aby boli jednoduché a pomohli vám krôčik po krôčku urobiť veľkú zmenu. Rovnakým spôsobom si plánujú svoj čas špičkový svetový lídry a manažéri ako Elon Musk, Bill Gates, Jeff Bezos a ďalší od ktorých som sa pri niektorých pravidlách inšpiroval.
Ako začať keď chcete byť skutočne efektívny?
Plánovanie nám má pomáhať a oslobodzovať od toho, aby sme nemuseli držať v hlave všetky úlohy a termíny. Ak je ho priveľa tak je nám príťažou, naopak ak je ho málo nebudeme dostatočne efektívni. Preto ako prvé je potrebné nájsť správnu rovnováhu.
1. Plánujte tak, aby vám plánovanie zabralo maximálne 10% vášho denného času.
To je cca 1 hodinu denne na pracovné úlohy a 1 hod na súkromné. Minimum je veľmi ťažké stanoviť, lebo to záleží aj na povahe vašej pozície a počte úloh. Riaďte sa však pravidlom, že plánujem si všetko čo mám počas dňa spraviť a na čo nemám zabudnúť.
2. Neplánujte úlohu, ktorej vykonanie vám zaberie menej ako 5 minút, ale ihneď ju urobte.
To, ale platí len v prípade ak práve nepracujete na úlohe, pri ktorej sa potrebujete maximálne sústrediť a mať deep focus, vtedy si úlohu poznačte a vráťte sa k jej vykonaniu po dokončení toho na čom ste pracovali. Keď ste hlboko sústredení nenechajte sa ničím vyrušovať.
3. Plánujte v online kalendári.
Skúsenosti ma naučili, že plánovanie v klasických papierových diároch je neefektívne. Pretože ak potrebujete preplánovať týždeň, ktorý sa pravidelne mení, musíte najskôr preškrtnúť úlohu a do nového dňa zapísať novú. Papierový diár vám neumožňuje zdieľať váš kalendár s kolegami alebo manželkou, prípadne rodinou. Vytvárať pravidelnú úlohu v papierovom diári znamená ju pracne napísať na každý deň.
4. Nepoužívajte multitasking.
Multitasking nefunguje a je to vedecky dokázané. Pri multitaskingu vzniká najviac nedorozumení a chýb. Výskumy naznačujú, že asi iba 2% populácie sú schopné efektívne vykonávať viac činností naraz. Ostatní ľudia to nedokážu, v skutočnosti len striedajú činnosti. Nerobia viac vecí naraz, vlastne vykonávajú tzv. mikrotasking, teda rýchlo prechádzajú od jednej činnosti k druhej a snažia sa pri tom nič nepokaziť. Ak úlohu nedokončíte a prejdete k inej úlohe, vedome prichádzate o pozornosť a tak strácate čas a sústredenie. Multitasking vás oberá o energiu rýchlejšie ako keď robíte na jednej činnosti. Preto sa na konci dňa môžete cítiť viac unavení.
